Le saviez-vous ? 80 % de entreprises disposent d’un environnement Microsoft 365. C’est pourquoi, SharePoint se place comme l’outil bureautique central de la gestion de documents partagés en ligne. A tel point que SharePoint est considéré comme la GED Microsoft par excellence.
Proche d’un logiciel de GED, SharePoint n’est pourtant pas l’outil idéal pour structurer sa gestion de documents électroniques et ses workflows documentaires. Automatisation, puissance de recherche, conformité, SharePoint reste un outil bureautique du quotidien. Sa principale force réside dans son intégration native avec la suite Office.
Faut-il pour autant abandonner SharePoint ? Non. Mais en ce qui concerne la gestion documentaire, s’équiper d’un logiciel de GED est indispensable pour centraliser, organiser, diffuser et sécuriser les ressources de l’entreprises. Le tout, connecté à SharePoint bien sûr.
SharePoint est-il la GED Microsoft ?
Qu'est-ce que SharePoint ?
SharePoint est une solution collaborative développée par Microsoft permettant de “stocker, organiser, partager et consulter des informations de façon sécurisée à partir de n’importe quel appareil.”1 SharePoint fait partie de la suite Microsoft 365.
SharePoint est avant tout un outil collaboratif, à l’image de Microsoft Teams. Il permet aux collaborateurs d’une entreprise de créer, organiser et partager des documents de travail et faciliter la collaboration des projets en équipe. C’est aussi la raison pour laquelle SharePoint est très souvent détourner en GED.
Fonctionnalités principales :
- Stockage et partage de fichiers
- Création de sites d’équipe ou d’Intranets
- Gestion des versions et des autorisations
- Intégration avec Teams, Outlook, Word, Excel et PowerPoint
- Construction de formulaires et de flux simples via Power Automate
SharePoint est un outil polyvalent et simple d’usage d’où son usage traverse en entreprise.
A quoi sert SharePoint ?
En entreprise, SharePoint est utilisé pour 5 raisons principales.
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Cas d’usage |
Description |
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Gestion documentaire (GED) |
Stocker, organiser et partager des documents d’équipe |
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Intranet d’entreprise |
Diffuser des informations internes, actualités, procédures, formulaires (SharePoint Intranet) |
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Extranet / communication |
Créer un espace sécurisé pour échanger avec des clients ou partenaires (SharePoint Extranet) |
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Portail projet collaboratif |
Rassembler les livrables, réunions et plannings d’un projet |
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Application métier |
Construire des solutions “sur-mesure » pour les directions métiers |
Grâce à son adaptabilité, SharePoint s’intègre dans de nombreux contextes, sans besoin de développements ou de paramétrages complexes. Son intégration native à Microsoft 365 lui confère une place centrale dans les usages bureautiques.
Quels sont les avantages de SharePoint ?
SharePoint dispose d’espaces de travail partagés. Les équipes peuvent ainsi y créer des bibliothèques de ressources, ajouter des documents partagés en ligne et suivre des projets. Les collaborateurs travaillent sur une même version, centralisée, permettant de conserver l’historique des modifications. Les doublons sont évités tout comme l’envoi de document par pièces jointes de mail.
Les actions sont fluidifiées grâce aux commentaires en ligne, la coédition et les notifications instantanées. Enfin, les utilisateurs peuvent définir des listes de tâches ou planifier des réunions via des calendriers partagés.
SharePoint fait partie de la suite Office 365. Ainsi, il communique directement avec les autres composants de Microsoft 365 comme Word, Excel, Outlook ou Teams. SharePoint centralise tous les documents partagés ligne au sein de bibliothèques. Quelle que soit la source de la modification, le document est mis à jour automatiquement dans SharePoint, réduisant les manipulations.
SharePoint intègre une gestion fine des autorisations et des accès aux documents. Chaque fichier ou dossier peut être partagé à des utilisateurs spécifiques, selon ses droits. Cette gestion par rôle permet de sécuriser les accès à l’information sans nuire au travail collaboratif.
Les interfaces de SharePoint sont configurables en fonction de l’usage et de l’organisation de la direction métier. Portail RH, base de connaissances, extranet client : chaque service peut construire un environnement dédié et adapté selon ses processus et mode de fonctionnement. Des modèles de sites existent pour faciliter le démarrage et la prise en main. Il est aussi possible d’intégrer des composants Web ou des flux automatisés avec Power Automate.
SharePoint convient aussi bien aux petites organisations qu’aux entreprises à taille plus importante. L’hébergement de SharePoint (et de la suite Microsoft 365) peut être portée par le client, sur ses propres infrastructures ou bien dans le Cloud (SharePoint Online).
Pourquoi arrêter d’utiliser SharePoint comme GED ?
C'est quoi un logiciel GED ?
Un logiciel GED (gestion électronique de documents) permet de capturer, centraliser, organiser et diffuser des documents d’entreprise. Son atout principal réside dans la maîtrise du versioning et du cycle de vie des contenus. Chaque pièce est stockée selon un plan de classement. L’accès aux documents est facilité pour les équipes, la GED devient alors la base documentaire de l’entreprise.
Une solution de GED permet également de structurer et déclencher des workflows documentaires automatisés. Elle accélère la digitalisation des processus métiers et optimise les tâches de back-office.
Quels sont les bénéfices d’un logiciel GED ?
- Meilleure maîtrise des ressources documentaires de l’entreprise : tous les documents, quel que soit le service producteur, sont centralisés et stockés selon un plan de classement.
- Gain de temps : la recherche et la consultation est accélérée et le collaborateur a la garantie que le document est à jour.
- Amélioration de la traçabilité : les accès, modifications et suppressions sont contrôlés et centralisés.
- Automatisation des processus métiers : les workflows documentaires sont déclenchés automatiquement et des alertes notifient les intervenants lorsqu’ils ont une action à réaliser.
- Conformité réglementaire renforcée : les systèmes de gestion documentaire permettent de rentrer en conformité avec les obligations légales et juridiques (RGPD, ISO 27001…)
SharePoint GED : les limites
SharePoint est souvent utilisé comme une GED dans les organisations. Pour autant, il n’offre pas tous les atouts d’un logiciel de gestion documentaire.
- Indexation et métadonnées limitées : l’import d’un document dans SharePoint ne permet pas une classification enrichie. Le nombre de champs d’indexation est limité et leur enrichissement est manuel. Trop souvent, les documents ne sont d’ailleurs pas indexés et simplement stockés dans un répertoire SharePoint.
- Recherche et consultation documentaire restreinte : la recherche se base sur les titres des documents. La pauvreté des métadonnées n’offre pas une expérience de recherche enrichie. Le nombre de permissions est limité et la définition des droits d’accès pour les sites, listes et bibliothèques est insuffisante au regard des règles internes.
- Workflows documentaires simples : SharePoint propose des circuits de validation mais ces processus restent basiques. Ils ne couvrent pas les cas métiers complexes ou multi-services (gestion des absences, délégations, alertes…)
- Historisation et traçabilité réduites : difficile de retrouver une version spécifique, de tracer un enchaînement précis d’actions ou d’assurer un archivage probant.
- Conformité non-garantie : SharePoint n’est pas conçu nativement pour respecter les exigences de normes Qualité ou liées à la protection et la confidentialité des données.
- Limites techniques : la capacité de stockage dépend de la licence Microsoft 365. En cas de volumes importants, les performances peuvent chuter. Par exemple, il est possible de stocker jusqu’à 30 millions d’éléments ou de fichiers dans une liste ou une bibliothèque. Cependant, le nombre d’autorisations uniques est retreint à 50 000 éléments.
SharePoint GED : pourquoi est-ce complémentaire ?
Pour autant, il ne s’agit pas d’opposer SharePoint et GED. SharePoint est déjà largement implémenté dans les entreprises. Il fait partie des usages bureautiques quotidiens, au même titre que Word, Teams ou Outlook. C’est un point d’entrée naturel pour collaborer et stocker de l’information à court terme.
Dans ce contexte, une solution de GED intégrée à SharePoint apporte la couche métier manquante. D’abord, le logiciel de GED va piloter toute la partie back-office (stockage, classement, indexation…) et offrir un archivage probant de tous les contenus d’entreprise. Quant SharePoint, il va agir comme un portail documentaire personnalisable en fonction des métiers et des équipes.
L’intégration d’une GED à Microsoft va faciliter son usage en interne. Depuis les outils bureautiques utilisés, les utilisateurs peuvent profiter de toute la puissance fonctionnelle de la GED. Directement depuis Teams, Outlook ou les sites SharePoint actuels, les documents classés en GED apparaissent dans une interface SharePoint dédiée. Vous ne perturbez pas les habitudes d’usage des équipes.
Enfin, le moteur de GED va pouvoir se connecter à vos outils métiers et agir comme un réceptacle de vos ressources documentaires. Vous déclenchez vos processus documentaires et faites valider directement dans SharePoint. Vos workflows sont intégrés à l’univers Microsoft 365 pour une conformité assurée.
SoDoc, le logiciel de GED 100 % intégré à Sharepoint
SoDoc est une solution de GED nativement intégrée à Microsoft 365. Depuis plus de 20 ans, les équipes SoDoc pilotent l’intégration de SharePoint au sein des systèmes d’informations de nos clients. Notre logiciel de GED automatise le classement des documents et accélère le pilotage des workflows documentaires directement des outils Microsoft. Avec la suite SoDoc, vous organisez, structurez et sécurisez votre gestion de documents directement dans Teams, Outlook et Sharepoint.
Expert en SharePoint et Microsoft 365 depuis plus de 20 ans. Fondateur de SoDoc, il partage son expertise sur la gestion documentaire (GED) et les environnements collaboratifs Microsoft.
FAQ
Pourquoi connecter un logiciel de GED à SharePoint ?
Un logiciel de GED connecté à SharePoint permet de bénéficier du meilleur des deux mondes : la puissance fonctionnelle d’une GED (classement, archivage, versioning, conformité) et l’ergonomie de SharePoint (accès rapide, coédition, notifications).
Quels sont les bénéfices d’un workflow documentaire intégré à Microsoft 365 ?
Un workflow documentaire intégré à Microsoft 365 (via SharePoint, Teams ou Outlook) permet d’automatiser les processus métiers, d’impliquer les bons acteurs au bon moment et de renforcer la traçabilité. Les tâches sont fluidifiées sans bouleverser les usages.
Quelles sont les limites de SharePoint en gestion documentaire ?
SharePoint présente des limites fonctionnelles importantes : métadonnées pauvres, moteur de recherche peu performant, workflows documentaires trop simples, traçabilité insuffisante… Il ne garantit pas la conformité attendue par les normes qualité ou RGPD.
Seule, la recherche SharePoint est limitée. En connectant un logiciel de GED, les documents sont mieux indexés (métadonnées enrichies) et la recherche devient plus précise. Résultat : un vrai gain de temps et une base documentaire plus fiable.
Quelle solution choisir pour intégrer SharePoint à une GED ?
SoDoc est une GED 100 % intégrée à SharePoint et Microsoft 365. Elle automatise le classement, sécurise les documents et pilote les workflows documentaires directement dans l’univers bureautique des équipes (Teams, Outlook, SharePoint).
Comment améliorer la recherche documentaire dans SharePoint ?