En 2024, 56 % des organisations disposaient d’une solution d’échange de documents en ligne.1 Les entreprises ont massivement déployé des systèmes de gestion documentaire tels que les logiciels de GED (gestion électronique de documents). Pour autant, ils peinent encore à devenir une véritable base documentaire centralisée.
Alors que 79 % des entreprises françaises déclarent déployer un environnement Microsoft, SharePoint se positionne de plus en plus comme une bibliothèque de documents. Les GED doivent dorénavant être interopérables avec les environnements bureautiques Microsoft 365 pour jouer pleinement leur rôle de référentiel documentaire.
SoDoc vous explique pourquoi connecter votre système de gestion documentaire à Microsoft 365.
Système de gestion documentaire : de quoi parle-t-on ?
Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire ?
Un système de gestion documentaire organise et diffuse les documents et données électroniques de l’entreprise. Il structure les informations tout en facilitant leur accès par les équipes. Ainsi, les GED ou ECM (Enterprise content management) permettent de stocker et partager la connaissance interne et à améliorer la collaboration entre les salariés.
Les logiciels de gestion documentaire jouent un rôle essentiel dans la sécurisation des données. D’abord, ils centralisent les documents au sein d’un référentiel commun, structuré autour d’un plan de classement et de métadonnées. Ainsi, on limite les doublons de version ou la perte d’information. Ensuite, les GED garantissent la traçabilité des accès et des modifications, protégeant les données sensibles. Enfin, ces solutions assurent la conformité avec les normes en vigueur, essentielles dans des domaines tels que la qualité ou les ressources humaines.
A quoi sert un logiciel de GED ?
- La capture et classification
Son premier rôle est de centraliser les documents et données de l’entreprise. Pour cela, elle doit définir le type de chaque document et lui associer des métadonnées (indexation) nécessaires à son intégration dans le plan de classement.
Cette phase peut être :
- Automatique depuis les ERP ou logiciels métiers (API ou LAD/RAD)
- Manuelle
2. Le cycle de vie documentaire
La GED fonctionne comme un référentiel documentaire pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Elle permet à chacun de rechercher facilement une information et de la consulter en ayant la garantie de sa mise à jour. Ainsi, le système de gestion documentaire gère le cycle de vie et le versionning du document.
3. La collaboration
Les workflows documentaires intégrés aux logiciels de GED pilotent des processus documentaires de manière automatique. Chaque étape est clairement définie et associée à une tâche à réaliser par un acteur (lecture, validation, modification…).
4. La gestion des accès
Un système de gestion documentaire s’appuie sur une administration fine des accès. Chaque collaborateur est rattaché à un rôle lui attribuant des droits (consultation, approbation, modification…)
5. La sécurité et la conformité
Une entreprise doit être en conformité avec les règles en vigueur. En effet, le stockage et le traitement de données, surtout à caractère personnel, sont soumis à des réglementations françaises et européennes (RGPD, eIDAS), et ce quel que soit l’activité de l’entreprise.
Les 7 principes d’un système de gestion documentaire efficace
Un système de gestion documentaire organise et diffuse les documents et données électroniques de l’entreprise. Il structure les informations tout en facilitant leur accès par les équipes. Ainsi, les GED ou ECM (Enterprise content management) permettent de stocker et partager la connaissance interne et à améliorer la collaboration entre les salariés.
Les logiciels de gestion documentaire jouent un rôle essentiel dans la sécurisation des données. D’abord, ils centralisent les documents au sein d’un référentiel commun, structuré autour d’un plan de classement et de métadonnées. Ainsi, on limite les doublons de version ou la perte d’information. Ensuite, les GED garantissent la traçabilité des accès et des modifications, protégeant les données sensibles. Enfin, ces solutions assurent la conformité avec les normes en vigueur, essentielles dans des domaines tels que la qualité ou les ressources humaines.
Il est indispensable de réaliser un audit pour comprendre le fonctionnement actuel et les irritants concernant la gestion de documents électroniques. Il permet d’effectuer un état des lieux du patrimoine documentaire et des processus associés.
Les questions clés à se poser :
- Quel type de document et quel format sont principalement utilisés ?
- Quel est le poids de ces fichiers et leur volume ?
- Quelles sont leurs origines : mails, courriers papiers, flux digitaux…
- Quel est leur usage : fréquence d’accès, dernière modification…
Il faut analyser les flux documentaires et identifier les intervenants afin de comprendre le rôle de chacun et les zones d’optimisation.
Déployer un système de gestion documentaire implique de maîtriser le vrac numérique. Il s’agit des documents accumulés au fil du temps, souvent des versions historiques qui doivent être triées et organisés. L’enjeu est d’arbitrer sur ceux qui seront réinjectés en GED et ceux qui seront archivés ou éliminés.
Les questions à se poser :
- Le document est-il encore consulté ?
- Est-il engageant pour mon organisation ?
- Doit-il faire l’objet d’une mise à jour ?
- Quel type de conservation : stockage à froid ou archivage probant ?
- Suis-je soumis à une obligation de conservation ?
- Quels délais de conservation appliquer ?
Un système de gestion documentaire efficace repose sur un plan de classement structuré. Il faut catégoriser les documents pour faciliter leur recherche et consultation.
Plusieurs questions se posent :
- Comment organiser le plan de classement : par métier, par département ?
- Quelles données sont indispensables à la recherche ?
- Comment faciliter le typage ?
- Comment collecter les métadonnées rapidement ?
L’automatisation par l’IA ou le RPA peut permettre de faciliter une indexation rapide et d’accélérer la classification.
Chaque document est assorti d’un cycle de vie permettant de planifier sa mise à jour, son archivage ou sa suppression. Ce processus garantit que les documents restent conformes aux exigences légales et normatives en vigueur.
Il faut définir :
- La durée de conservation ;
- Les modalités de suivi et les responsabilités ;
- Le sort : destruction, archivage, stockage à froid
Implémenter un système de gestion documentaire est l’occasion d’évaluer les workflows en place. Il s’agit d’identifier les axes d’optimisation des processus métiers pour gagner en productivité et en fluidité.
Cela passe par :
- La réflexion sur la structuration du circuit : intérêt des étapes, objectifs, intervenants… ;
- La redéfinition des rôles de chacun et des actions à réaliser ;
- La mise en œuvre du workflow au sein du système de gestion documentaire.
Le logiciel gestion documentaire s’appuie sur un référentiel documentaire unique, essentiel pour les métiers soumis à des exigences de qualité. Il convient cependant d’en assurer le suivi régulier pour ne pas perdre les bénéfices :
- Éviter les doublons et les versions obsolètes ;
- Faciliter l’accès aux documents par les salariés ;
- Activer des notifications pour accélérer les validations.
Des rapports et tableaux de bords permettent de suivre en temps réels les performances internes et d’identifier les axes de progrès.
Le logiciel de GED est une base documentaire connectée aux outils existants comme le CRM, la facturation ou le SIRH. L’interopérabilité du système de gestion documentaire avec Office 365 est donc incontournable pour fluidifier les workflows avec SharePoint ou Teams et offrir une expérience de collaboration 360°.
SharePoint GED : un pari risqué ?
Microsoft 365, l’outil du quotidien
A l’heure où SharePoint compterait plus de 200 millions d’utilisateurs, beaucoup d’entreprises cherchent à le détourner en GED. Il est vrai que la suite Microsoft 365 offre de nombreuses possibilités et s’avère très polyvalente :
– Collaborer sur un document en ligne ;
– Partager un document via les workflows SharePoint ;
– Echanger en temps réel ;
– Structurer une base documentaire.
Et de plus en plus d’ERP et CRM intègrent nativement les outils bureautiques d’Office. C’est en toute légitimité que les entreprises s’appuient sur SharePoint pour organiser leur système de gestion documentaire. D’autant que la suite Office est ancrée dans les usages en entreprise : mail, traitement de texte, tableur…
Pour autant, la gestion électronique des documents continue de connaître une adoption croissante. D’après une étude de Markess de 2024, le marché français des solutions de GED/ECM pèse xx millions d’euros. Une tendance forte qui souligne l’importance accordée par les entreprises à la gestion de leurs documents digitaux.
Pourquoi SharePoint n'est pas une GED ?
Bien que SharePoint Online présente des fonctionnalités de gestion documentaire, le logiciel de gestion documentaire répond à des enjeux d’efficacité des processus métiers
- Accélérer la dématérialisation des activités : Un système de gestion documentaire est le point départ de toute transformation digitale et permet de réduire l’usage du papier au profit du numérique.
- Structurer le patrimoine documentaire : La GED facilite la classification, la recherche d’informations et la prise de décision.
- Faciliter la circulation l’information : Elle fluidifie les échanges entre services et garantit la diffusion des données actualisées.
- Sécuriser et entrer en conformité : La GED renforce la sécurité des documents sensibles. Elle assure la traçabilité des actions et aide à respecter les normes en vigueur pour des métiers soumis à des exigences forte (normes ISO) comme la qualité ou le knowledge management.
- S’organiser pour faire du ménage en continu : Les gestion de documents électroniques limitent l’accumulation de fichiers obsolètes et permettent un nettoyage régulier des ressources documentaires.
Quel système de gestion documentaire intégrer à SharePoint ?
SharePoint et GED peuvent bien évidement cohabiter. Et doivent même être imbriqués. Mais cela implique une maitrise forte de SharePoint, d‘Office 365 et de ses capacités techniques. L’intégration et le parcours utilisateurs sont la clé pour faciliter son adoption par les équipes habituées à SharePoint. S’appuyer sur un expert de l’environnement Microsoft et des processus documentaires s’avère primordial.
Avec plus de 20 ans d’expertise dans l’intégration de SharePoint aux systèmes d’information, SoDoc se place comme un acteur incontournable de la gestion documentaire dans l’écosystème Microsoft.
Expert en SharePoint et Microsoft 365 depuis plus de 20 ans. Fondateur de SoDoc, il partage son expertise sur la gestion documentaire (GED) et les environnements collaboratifs Microsoft.
FAQ
Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire ?
Un système de gestion documentaire permet de centraliser, organiser, classer et sécuriser l’ensemble des documents d’une entreprise. Il structure les flux documentaires, facilite la recherche d’information et assure la conformité réglementaire via des fonctionnalités comme le plan de classement, la traçabilité, le versionning et la gestion des accès.
Pourquoi mettre en place un système de gestion documentaire en entreprise ?
La GED améliore l’efficacité opérationnelle, réduit les risques d’erreurs ou de pertes d’information, optimise la collaboration entre les équipes et garantit la conformité aux normes en vigueur (ISO, RGPD, etc.).
Quelle est la valeur ajoutée d’une GED Microsoft ?
Une GED Microsoft est intégrée aux outils bureautiques (SharePoint, Teams, Outlook…). Elle permet ainsi de fluidifier les échanges documentaires, automatiser les workflows et améliorer l’expérience utilisateur en s’appuyant sur des outils déjà utilisés par les équipes.
SharePoint peut-il remplacer un logiciel de GED ?
SharePoint facilite le partage de fichiers, mais il ne propose pas, nativement, les fonctions avancées d’une GED : gestion des cycles de vie, archivage probant, indexation automatisée, conformité métier…
Quel accompagnement pour connecter une GED à Microsoft 365 ?
La réussite d’un projet de GED Microsoft repose sur une intégration technique fluide et une adoption par les utilisateurs. Faire appel à un partenaire expert Microsoft et en gestion documentaire, comme SoDoc, garantit un déploiement sur mesure et des gains rapides en productivité.