Quand on parle de gestion de documents, s’équiper d’un logiciel de GED est indispensable. D’abord, pour simplifier et automatiser les processus documentaires, puis pour sécuriser les informations et les données et, enfin, de plus en plus, pour des enjeux écologiques. Selon l’étude de Markess by Exaegis, le marché des logiciels de GED en mode SaaS évoluera de 13,3 % entre 2023 et 2028. La raison ? La multiplication des documents échangés qui impose de déployer un logiciel de GED.
Faut-il encore faire le bon choix. Sur un marché riche en solutions, SoDoc vous guide pour choisir la solution de GED adaptée à votre besoin.
Qu'est-ce qu'un logiciel de GED ?
A quoi sert un logiciel de gestion documentaire ?
Un logiciel de GED capture, centralise, classe et diffuse les documents d’une entreprise. Il facilite et sécurise l’accès aux informations et données entre les équipes. Chaque document est indexé dans un plan de classement facilitant la recherche et la consultation. L’automatisation des workflows favorise l’optimisation des processus métiers et la prise de décision.
En résumé, un logiciel de gestion documentaire intègre :
- La capture documentaire : l’analyse du document et son typage ;
- L’indexation et le stockage dans un plan de classement ;
- La recherche avancée et la consultation au travers des filtres et des suggestions affichées par la GED ;
- La définition et le déclenchement des workflows documentaires ;
- La création de portails collaboratifs ;
- La sécurité, la gestion des droits d’accès et la conformité réglementaire.
-Certaines solutions de GED peuvent également proposer des fonctionnalités complémentaires comme l’archivage à valeur probatoire ou la signature électronique.
Enfin, l’intelligence artificielle offre de nouveaux cas d’usage. Par exemple, l’IA peut remplir automatiquement les métadonnées lors de l’indexation ou suggérer des documents pertinents selon le profil de l’utilisateur.
Pourquoi utiliser un logiciel de GED ?
Un logiciel de GED optimise la gestion des documents d’entreprise. Il réduit le temps passé à rechercher un document ou une donnée. Il se place comme le référentiel documentaire pour toutes les équipes. Il facilite ainsi la consultation des documents, la collaboration entre les services de l’entreprise et renforce la traçabilité.
Au travers de la GED, plusieurs utilisateurs peuvent consulter et itérer simultanément sur un même document. L’automatisation des workflows accélère les processus internes et facilite la collaboration. Chaque intervenant est notifié lorsqu’une tâche est à réaliser.
Le logiciel de GED assure une gestion fine des droits accès selon les profils utilisateurs. Il garantit la sécurité et la confidentialité des données. Chaque action est historisée. La GED accompagne le respect des normes et législations en vigueur (RGPD, ISO…). Elle assure la mise à jour des documents et des process internes selon les cahiers des charges
Enfin, elle participe à la réduction du l’usage du papier. Ainsi, elle réduit l’impact écologique de l’activité de l’entreprise et ses émissions carbones.
Comment choisir son logiciel de GED ?
1. Formuler ses besoins en gestion documentaire
La première étape consiste à évaluer les volumes et les typologies de documents à gérer dans le logiciel de GED. Quelques questions à se poser :
- Qui le produit ?
- D’où provient-il ?
- Quel en est l’usage ?
- Quelles en sont les exigences ?
- Qui doit y accéder ?
En découleront les besoins en automatisation des workflows et les exigences en matière de gestion des accès, de confidentialité et de conformité.
La GED doit s’adapter au fonctionnement de l’entreprise sans bouleverser les habitudes. Elle implique donc d’obtenir l’adhésion des futurs utilisateurs. Raison pour laquelle la facilité d’utilisation, l’ergonomie et l’intégration au sein des outils existants sont primordiaux.
2. Identifier les intégrations SI de la GED
Une solution de GED ne vit pas en autarcie. Bien au contraire. Elle doit être connectée aux outils bureautiques courants comme Microsoft 365.
- Elle se positionne comme le cœur névralgique de la gestion de documents d’entreprise.
- Elle est le garant du versionning et s’assure qu’il n’existe pas de doublons dans les différents logiciels en place.
- Elle facilite le travail collaboratif sans perturber les habitudes de travail (l’usage d’Outlook, Word ou Teams)
Il est donc important de vérifier les connecteurs natifs et API disponibles. Assurez-vous que le logiciel de GED se s’intègrent dans les outils existants.
3. S’assurer de l’adhésion des équipes à la GED
L’ergonomie d’un logiciel de GED influe sur son adoption par les collaborateurs. Une interface intuitive réduit les irritants et favorise son usage rapide. L’expérience utilisateur est un facteur clé de succès à ne pas négliger. En effet, le collaborateur ne doit se connecter à de multiples logiciels pour effectuer une tâche ou accéder à des documents. Un accès direct depuis les logiciels du quotidien est idéal.
De plus, la formation et l’accompagnement sont également des leviers de réussite. Un support accessible et des tutoriels adaptés aux équipes et cas d’usage facilitent l’appropriation de la solution. L’éditeur doit être réactivité et offrir des services complémentaires comme une base documentaire, un espace client ou une FAQ.
4. Vérifier la conformité du logiciel de GED
Le choix d’un logiciel de gestion documentaire impose de vérifier sa conformité aux normes et réglementations en vigueur (RGPD, eIDAS, spécificités sectorielles…). La protection des données, le chiffrement, la gestion des accès et la traçabilité sont autant de points de vigilance.
Les GED disposent bien souvent de certifications ou qualifications prouvant leur bonne foi. Elles peuvent concerner l’archivage électronique à valeur probant (NF Z42-013) par exemple ou sur la protection des données.
5. Choisir une GED évolutive
L’éditeur du logiciel de GED doit proposer des évolution techniques et fonctionnelles et des améliorations. L’écoute du client et des remontées terrains des usages doit alimenter sa roadmap produit.
Un logiciel de GED aussi doit s’adapter aux évolutions technologiques du marché. L’arrivée de l’intelligence artificielle impose aux logiciels de gestion documentaires de répondre à de nouveaux cas d’usage. Prenons l’exemple du profiling. En fonction du profil utilisateur, l’IA peut lui suggérer des documents à consulter et même vérifier sa compréhension en lui propose un quizz.
Elle doit aussi évoluer au grès des enrichissements fonctionnels des outils tiers. Une GED nativement intégrée à Microsoft 365 permet de profiter des évolutions de l’environnement Microsoft. Par exemple, La GED SoDoc s’appuie sur le moteur Sharepoint pour déployer des extranets et des portails collaboratifs.
6. Logiciel de GED gratuit ou payant ?
Les solutions open source offrent une certaine liberté, mais présentent des limites :
- la maintenance et le support ;
- la sécurité et la conformité ;
- les évolutions fonctionnelles.
S’appuyer sur un éditeur de GED garantit des mises à jour régulières, un support technique et des évolution adaptées aux besoins du marchés et des clients.
Voici un récapitulatif des critères pour choisir un logiciel de GED gratuit ou payant.
Critères | Logiciel de GED gratuit | Logiciel de GED payant |
Aspects techniques |
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Richesse fonctionnelle |
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Conformité et sécurité |
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Intuitivité et ergonomie |
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Confiance dans l’éditeur |
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Prix |
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Services complémentaires |
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SoDoc, le logiciel de GED 100 % intégré à Microsoft 365
Avec plus de 20 ans d’expertise dans l’univers Microsoft 365, SoDoc accompagne les entreprises et les organisations dans l’optimisation et l’automatisation de leurs processus documentaires et métiers. Notre suite SoDoc est la seule solution de gestion documentaire nativement intégrée à Microsoft 365.
Elle repose sur 4 modules :
- Capture et indexation intelligente du document dans le plan de classement ;
- Recherche avancée, intuitive et personnalisée, accompagnée par l’IA ;
- Workflows automatisés pour une optimisation des processus documentaires ;
- Référentiel documentaire centralisé au niveau de l’entreprise
Nos équipes sont des experts de l’intégration Sharepoint au sein des systèmes d’informations. SoDoc se fond dans les outils bureautiques Microsoft des collaborateurs. Ainsi, notre logiciel de GED s’adapte aux usages du quotidien et renforce la collaboration.
FAQ
Qu’est-ce que la QHSE ?
La QHSE regroupe les politiques et pratiques liées à la Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement. Elle vise à prévenir les risques, assurer la conformité réglementaire et améliorer la performance globale de l’entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités clés d'un bon logiciel de GED ?
La QHSE permet de maîtriser les risques (accidents, non-conformités, impacts environnementaux), de renforcer l’engagement des salariés et d’améliorer la qualité des produits et services. Elle contribue également à valoriser l’image de marque et à structurer l’organisation.
Quel est les coût d'un logiciel de GED ?
Toutes les entreprises et notamment celles opérant dans des secteurs réglementés (industrie, BTP, santé, agroalimentaire…). Les PME et ETI y trouvent un levier structurant pour améliorer leurs pratiques et gagner en compétitivité.
L’interface joue un rôle clé dans l’adoption via son intuitivité et un usage facilité depuis les outils bureautique du quotidien (Outlook, Teams…). Un accompagnement des équipes via des formations et un accompagnement sur-mesure (formation, support, tutoriels) est un facilitateur. Pour choisir sa GED, il est crucial d’impliquer les utilisateurs dès la phase de cadrage.
Comment vérifier la conformité d'un logiciel de GED ?
Il faut s’assurer que la solution respecte les normes RGPD, ISO 27001 ou encore NF Z42-013 pour l’archivage probatoire. Un logiciel de gestion documentaire doit garantir la confidentialité des données, la traçabilité des actions et la maîtrise des accès.
Comment faciliter l'adoption d'un logiciel de GED par les équipes ?