Face à la transition digitale de leurs clients, les experts comptables n’ont d’autres choix qu’accélérer leur virage numérique. L’intelligence artificielle tout comme la facturation électronique sont autant d’opportunités d’explorer de nouveaux modèles d’accompagnement client. Ces enjeux de mutation impliquent de s’organiser et de s’équiper en outils technologiques dont la GED est sans aucun doute, l’un des piliers.
La mise en place d’une GED pour cabinet comptable permet de centraliser, sécuriser et faciliter l’émission et la réception des documents clients, quelle que soit leur nature. Voici 3 raisons de déployer un logiciel de GED au sein de votre cabinet.
Gérer le vrac numérique de votre cabinet comptable
Construire la base documentaire du cabinet
Les experts-comptables occupent un rôle central dans le fonctionnement des entreprises. Leur expertise ne se limite pas à la comptabilité, ils sont également impliqués dans des missions variées comme les ressources humaines, le juridique ou encore la fiscalité. Ils se retrouvent à gérer le vrac numérique qui se cumule tout au long des échanges avec leurs clients. Cette polyvalence implique une gestion documentaire complexe et volumineuse, avec des typologies de pièces variées (bulletins de paie, contrats commerciaux, documents juridiques…).
Face à cette diversité documentaire, les cabinets comptables s’appuient sur leurs logiciels métiers pour gérer les flux et processus documentaires pour le compte de leurs clients (SIRH, logiciels comptables…). Cette dépendance oblige les équipes à basculer d’un outil à un autre, voire à doublonner les documents et à perdre la maîtrise du versioning.
Les nouveaux usages digitaux et notamment le développement de la signature électronique rebattent les cartes. Les cabinets d’expertise comptable sont de plus en plus soumis à des exigences réglementaires fortes (RGPD, ISO…) et se doivent d’appliquer des règles précises de conservation des documents (archivage à valeur probante).
La GED cabinet comptable comme référentiel documentaire
Les experts comptables doivent dépasser les limites leur outils actuels. La GED cabinet comptable se place comme un système de gestion documentaire transverse à votre cabinet. Il facilite la collecte des documents clients, en centralisant la réception de toutes les pièces.
Chaque document est indexé et stocké suivant un plan de classement métier ou par client, défini dans le logiciel de GED. Synchronisée avec vos référentiels (ISAGI, SILAE…), la GED cabinet comptable homogénéise vos ressources documentaires. Les équipes peuvent ainsi effectuer des recherches de manière simple et rapide et accéder aux documents à jour. In fine, un gain de temps pour le cabinet qui offre une meilleure réactivité et efficacité à ses clients.
La GED cabinet comptable, pilier de la transition digitale
La transformation digitale des entreprises impose aux cabinets comptables d’ajuster leur fonctionnement en matière de gestion documentaire. Les méthodes traditionnelles d’échange de documents par courrier, fax ou e-mail tendent à disparaître au profit de solutions de GED. La collecte, le traitement et l’envoi des pièces administratives, juridiques ou comptables s’automatisent grâce aux API et autres connecteurs applicatifs. Les ERP et logiciels métiers prennent l’ascendant et les clients sont de plus en plus réticents à manipuler des PDF par mail ou via des Drive.
Pour les cabinets d’expertise comptable, la réception des documents implique dorénavant de brancher leur propre logiciel de gestion aux outils digitaux de leurs clients. Autant d’interfaces qu’il n’y a de logiciels métiers. Un chantier sans fin que les cabinets ne peuvent réellement porter : pas de DSI interne, limites des outils métiers, charge humaine et financière…
Un système de gestion documentaire se place au cœur des processus documentaire du cabinet. Il permet d’automatiser et piloter l’ensemble des flux documentaires entrants, circulants et sortants. La GED joue le rôle d’interface entre les solutions digitales du client et les applicatifs métiers du cabinet comptable.
Au travers des d’échange (API) ou via un portail documentaire, les documents reçus et émis par le cabinet vont transiter par la solution de GED. Les documents sont automatiquement indexés et classés dans la GED cabinet comptable. Les collaborateurs du cabinet peuvent y accéder (selon leurs droits) et effectuer l’action attendu. Le document est ensuite transmis au logiciel de gestion du cabinet.
Enfin, les logiciels de gestion électronique de documents permettent de se conformer aux exigences réglementaires et légales, notamment concernant la facturation électronique et le RGPD.
Les cabinets comptables centralisent de nombreux documents et informations clés pour le compte de leurs clients. Bulletins de salaire, factures, bilans comptables, toutes ces pièces représentent une opportunité d’élargir leur périmètre d’intervention et de proposer des services complémentaires.
Au travers de leur solution de gestion documentaire, les cabinets comptables peuvent réaliser des prestations connexes à leur cœur de métier : complétude de dossiers RH, signature électronique de contrat de travail… La mise à disposition d’un portail documentaire client permet d’enrichir la relation et de leur mettre à disposition des services et informations à forte valeur ajoutée.
Véritable source d’efficacité, le portail client, via la GED, s’inscrit dans une démarche de digitalisation de la relation client participant à la modernisation de l’image et de l’activité des cabinets comptables.
L’arrivée de l’intelligence artificielle représente également une occasion d’enrichir les services du cabinet. L’extraction intelligente de données, l’optimisation des processus documentaires et la recherche assistée de documents viennent aujourd’hui enrichir les outils de GED et de workflows documentaires traditionnels.
La GED cabinet : le cœur névralgique des échanges documentaires
Dans un contexte où les cabinets font face à une explosion documentaire, à la pression réglementaire et à la généralisation de la facturation électronique, tout en subissant les hausses tarifaires des éditeurs historiques, SoDoc propose une alternative souveraine, collaborative et évolutive.
Notre solution permet de reprendre le contrôle sur la production, la diffusion et l’archivage des documents en s’appuyant sur un socle technologique éprouvé : Microsoft 365 (SharePoint, Teams, Outlook), enrichi par nos modules spécifiques.
SoDoc est une gestion documentaire intégrée à Microsoft 365. Elle s’impose comme une solution incontournable pour les cabinets comptables. Son principe repose sur la centralisation des documents, la création d’une base documentaire structurée et l’automatisation des workflows. En plus d’améliorer l’efficacité interne, notre logiciel GED constitue un levier évident pour se conformer aux exigences légales et réglementaires (archivage électronique probant). La suite SoDoc permet de créer des portails clients d’échanges documentaires, directement connectés à l’environnement SharePoint de l’expert-comptable.
Pour les cabinets comptables, déployer SoDoc comme solutions de GED sert deux objectifs :
- L’efficacité des tâches et opérations internes du cabinet :
- Espaces de travail Teams par activité (paie, juridique…)
- Coédition de documents
- Gestion de versions, modèles documentaires standardisés
- Indexation intelligente des documents via PowerShell …
- L’amélioration de la relation client et des services proposés :
- Scénarios de publication automatiques vers le portail client,
- Workflows “entrée/sortie client”,
- Interface personnalisée pour chaque client…
SoDoc possède les connecteurs natifs avec vos solution métier (SILAE, ISACOMPTA, ISAGI) offrant une synchronisation de vos référentiels directement dans la GED
Expert en SharePoint et Microsoft 365 depuis plus de 20 ans. Fondateur de SoDoc, il partage son expertise sur la gestion documentaire (GED) et les environnements collaboratifs Microsoft.
FAQ
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion documentaire ?
La gestion documentaire via un logiciel de GED optimise les processus internes, fluidifie la collaboration entre équipes et réduit les risques d’erreur. Elle permet également de respecter les obligations réglementaires (RGPD, ISO) tout en limitant l’usage du papier.
Quelles sont les fonctionnalités clés d’un bon logiciel de GED ?
Les fonctionnalités standards d’un logiciel de GED sont la capture documentaire, l’indexation, la recherche avancée, la gestion des droits d’accès, les workflows documentaires automatisés, et plus rarement l’archivage probatoire et des fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle.
Quel est le coût d’un logiciel de GED ?
Le coût varie selon qu’il s’agisse d’une solution open source (gratuite mais avec coûts cachés de maintenance) ou d’un logiciel de GED payant. Les tarifs dépendent des fonctionnalités, du niveau de support, des services associés et du nombre d’utilisateurs.
Comment faciliter l’adoption d’un logiciel de GED par les équipes ?
L’interface joue un rôle clé dans l’adoption via son intuitivité et un usage facilité depuis les outils bureautique du quotidien (Outlook, Teams…). Un accompagnement des équipes via des formations et un accompagnement sur-mesure (formation, support, tutoriels) est un facilitateur. Pour choisir sa GED, il est crucial d’impliquer les utilisateurs dès la phase de cadrage.
Comment vérifier la conformité d’un logiciel de GED ?
Il faut s’assurer que la solution respecte les normes RGPD, ISO 27001 ou encore NF Z42-013 pour l’archivage probatoire. Un logiciel de gestion documentaire doit garantir la confidentialité des données, la traçabilité des actions et la maîtrise des accès.