Les entreprises qui engagent des politiques QHSE sont soumises à des obligations réglementaires et normatives. Elles se doivent de définir, structurer et mettre en œuvre un management des procédures internes. Cela passe par la définition et le bon suivi des processus qualité auprès des équipes mais aussi des clients et prestataires externes.
Le responsable qualité joue un rôle essentiel pour assurer la diffusion des process et faciliter les audits internes en vue de réduire les risques d’accidents, d’améliore la qualité des produits et de limiter l’impact environnemental.
Eclairage sur le rôle essentiel de la QHSE et son déploiement en entreprise.
Définition et périmètre de la QHSE
Qu’est-ce que signifie QHSE ?
La QHSE régit les politiques et procédures concernant la qualité, l’hygiène, la santé au travail et l’environnement. Son objectif est de prévenir les risques et d’assurer la conformité de l’entreprise aux normes et certifications en vigueur.
La QSHE s’appuie sur différentes normes pour déployer les processus qualité :
- ISO 9001 : exigences en matière de management de la qualité (SMQ), afin d’améliorer l’efficacité et la satisfaction client ;
- ISO 14001 : réduction de l’impact écologique de l’entreprise au travers de pratiques durables ;
- ISO 45001 : identifier et de réduire les risques d’accidents et de maladies professionnelles par la sécurité et la santé des salariés au travail.
Quel est le rôle de la QHSE ?
Le responsable QHSE est le garant de la bonne application des procédures par les équipes. Il s’assure que :
- les salariés travaillent en toute sécurité et sans craintes ;
- le matériel et outillage mis à disposition soient performants ;
- les produits soient conformes aux exigences qualité ;
- les pratiques respectent l’environnement ;
- les exigences d’hygiène soient systématiquement appliquées.
La QHSE concerne tous les départements de l’entreprise (production, RH, juridique, achat…). Raison pour laquelle le responsable QHSE à un rôle transverse et s’entoure d’experts tels que des responsables qualité, des auditeurs et spécialité de l’environnement.
Quelles entreprises concernées ?
En premier lieu, les entreprises évoluant dans des activités à risques pour la santé ou l’environnement (dépollution, désamiantage…)
La QHSE peut aussi englober :
- Les entreprises du bâtiment et de la construction ;
- Les organismes publics : droit de retrait des agents, hygiène des locaux…
- Toute entreprise publique ou privé souhaitant mettre en place une approche QHSE (pharmacie, agroalimentaire…)
ETI et PME : pourquoi sont-elles aussi concernées par la QHSE ?
D’abord parce que leur secteur d’activité l’impose mais aussi pour obtenir un avantage concurrentiel certain. L’application de processus qualité améliore la productivité et la confiance des salariés. Les produits ou services sont de meilleure qualité. Pour une PME, la QHSE permet de structurer une activité et solidifier une organisation.
Quels sont les documents qualité associés à la QHSE ?
La mise en place d’une gestion des documents qualité, hygiène, sécurité et environnement est indispensable. Cette base documentaire constitue la connaissance de l’entreprise. Elle permet à chaque employé d’appliquer les procédures et règles en vigueur. En cas d’audit interne, les documents qualité sont garants de la bonne définition et application des obligations, d’où l’importance de les tenir à jour.
Le responsable qualité ou QHSE doit s’assurer que ces documents sont complets, à jour et connu de tous. L’utilisation d’un logiciel de GED et d’optimisation des processus permet de rendre plus efficient sa gestion de documents QHSE.
Voici une liste non exhaustive des documents QHSE les plus courants :
- Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) : obligatoire dès qu’il existe un employé dans l’entreprise ;
- Registre de sécurité : obligatoire pour les établissements recevant du public
- Fiche pénibilité
- Charte numérique responsable
- Déclaration ICPE
Les enjeux de la QHSE en entreprise
1. La conformité
C’est la raison principale pour laquelle les entreprises s’engagent dans une politique QHSE, que ça soit par choix ou par contrainte.
Dans des secteurs d’activité réglementés, les normes et réglementations imposent des obligations en matière d’infrastructures, de process, de ressources humaines etc. Sans ces exigences, les produits ou services délivrés peuvent représenter un risque pour le client final mais aussi pour la personne qui le produit. Les entreprises en défaut peuvent se voir infliger de lourdes sanctions allant de la simple amende à l’emprisonnement.
Il peut s’agir également d’une démarche volontaire et stratégique de l’entreprise. Certaines marques font le choix de suivre des exigences pour les transformer en arguments de vente. L’image de la société est bonifiée et les salariés peuvent également se sentir valorisés et plus impliqués.
2. La gestion des risques
La QHSE s’attache à définir des processus qualité, d’hygiène et de sécurité dans le but de réduire les risques d’accidents ou de maladies professionnelles. Elle doit ainsi anticiper sur ces risques au travers de protocoles, méthodes et règlement intérieur que tout membre de l’entreprise se doit de connaître et de respecter.
C’est également une source de réductions des coûts et de stabilité en limitant des arrêts maladies et accidents du travail. Des salariés conscients d’être en sécurité sont des employés plus sereins et plus efficace dans leurs tâches du quotidien.
3. L’engagement des salariés
Travailler dans un contexte sain et sécurisé est essentiel pour le bien-être des salariés. La QHSE contribue à créer un environnement de travail de qualité, plaisant et moderne. Elle favorise l’engagement et améliore l’efficacité des salariés. Ils se sentent valorisés et adhèrent plus facilement aux valeurs et à la culture d’entreprise. Le rôle du responsable qualité et de la direction QHSE est à la fois de s’assurer de la bonne compréhension par les équipes mais aussi de répondre aux problèmes que les salariés peuvent lui remonter.
4. La RSE
La QHSE est un pilier fondamental de toute entreprise souhaitant déployer une stratégie RSE. Tous deux convergent vers un objectif : la pérennité de l’entreprise sans dégrader les aspects sociaux, environnementaux et économiques. Ils agissent sur les mêmes leviers, dépassant le simple respect des normes. Ils participent tous deux à forger un avenir plus durable.
5. L’image d’entreprise
Adopter une démarche QHSE est bénéfique pour la valeur perçue des produits et de l’activité de l’entreprise. Au-delà du respect des normes et des processus qualité, la QHSE valorise les services de l’entreprise auprès de ses clients, partenaires, fournisseurs…elle représente ainsi un véritable marqueur de différenciation.
Côté marque employeur, la QHSE est également un argument pour attirer de nouveaux talents et est gage de la qualité de vie en entreprise.
Comment engager une démarche QHSE ?
Comprendre l’existant et fixer des objectifs
La première étape consiste à fixer les objectifs globaux au niveau de l’entreprise. D’abord, il s’agit d’identifier les contraintes à prendre en compte. A quelles normes suis-je soumis ? Quelles sont les demandes de mes équipes ? Qu’attendent mes clients ? Quelles sont les nouvelles exigences technologiques ou légales de mon secteur ?
Les réponses obtenues permettant ensuite de poser un cadre à la stratégie QHSE et la décliner dans un plan d’actions. Cela implique la définition de procédures internes et process qualité, hygiène et de sécurité. Il faut les formaliser dans des documents qualité et les rendre disponibles aux équipes.
Déployer le plan QHSE
D’abord, il convient de définir une organisation et des rôles. Selon la taille de l’entreprise et les objectifs fixés, constituer une équipe QHSE (responsable qualité, responsable sécurité…) est indispensable. Chacun aura en charge la définition des procédures et leur mise en application.
Une base documentaire peut être construite afin de centraliser l’ensemble des documents qualité, sécurité, hygiène etc. Pour cela, les logiciels de gestion documentaire (GED) permettent de structurer et sécuriser les ressources QHSE notamment en cas d’audit qualité ou de sécurité.
Il en va de même de la mise à jour et de la circulation de ces documents en interne. Les solutions de GED facilitent la collaboration et le suivi des versions. Ils jouent un rôle clés dans l’optimisation des processus documentaires grâce à des circuits de validation et de relecture.
Cette démarche doit s’accompagner d’une formation des équipes pour appliquer ces procédures. Pour s’assurer de leur bonne exécution, les équipes QHSE s’appuient sur les solutions de gestion des documents pour constituer et mettre à jour la base de connaissances interne. Ainsi, chaque collaborateur peut facilement rechercher et consulter un document à jour dans la GED et appliquer la procédure.
Suivre la performance
La mise en œuvre d’une politique QHSE doit s’accompagner d’un suivi de la performance. La fixation de KPI ou métriques permettent d’évaluer l’efficacité des actions mises en place. Ainsi, les équipes QHSE peuvent mesurer les résultats vis-à-vis des exigences des normes et réglementations. Il s’agit aussi de suivre les indicateurs définis dans les cahiers de charges concernant la qualité, l’hygiène, la sécurité et de l’environnement.
Quelques exemples :
- Taux de non-conformité ;
- Net promoter score (ou satisfaction client) ;
- Temps de réponse des réclamations clients ;
- Taux d’absentéisme ;
- Nombre d’accidents du travail ;
- Emissions carbone ;
- Consommation d’énergie.
La mesure de ces KPI permet d’identifier les axes d’amélioration en termes de procédures, de documentation et de mise en application. Les résultats obtenus peuvent faire l’objet d’une communication interne et externes.
Conclusion
En choisissant de définir une politique QHSE, les entreprises peuvent générer des axes de progrès et de croissance et mieux répondre aux exigences du secteur et de leurs clients. La contrepartie impose de structurer et diffuser les documents qualité, d’hygiène, de sécurité ou de respect de l’environnement. S’appuyer sur des logiciels de GED de workflow est incontournable pour optimiser la gestion des documents QHSE.
Expert en SharePoint et Microsoft 365 depuis plus de 20 ans. Fondateur de SoDoc, il partage son expertise sur la gestion documentaire (GED) et les environnements collaboratifs Microsoft.
FAQ
Qu’est-ce que la QHSE ?
La QHSE regroupe les politiques et pratiques liées à la Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement. Elle vise à prévenir les risques, assurer la conformité réglementaire et améliorer la performance globale de l’entreprise.
Pourquoi la QHSE est-elle essentielle pour les entreprises ?
La QHSE permet de maîtriser les risques (accidents, non-conformités, impacts environnementaux), de renforcer l’engagement des salariés et d’améliorer la qualité des produits et services. Elle contribue également à valoriser l’image de marque et à structurer l’organisation.
Quelles entreprises sont concernées par une démarche QHSE ?
Toutes les entreprises et notamment celles opérant dans des secteurs réglementés (industrie, BTP, santé, agroalimentaire…). Les PME et ETI y trouvent un levier structurant pour améliorer leurs pratiques et gagner en compétitivité.
Quels documents QHSE doivent être produits et tenus à jour ?
Parmi les documents clés : DUERP, fiches de pénibilité, registre de sécurité, procédures internes, chartes environnementales… Leur mise à jour est indispensable pour prouver la conformité en cas d’audit. Une GED Qualité permet d’automatiser leur gestion.
La centralisation via un logiciel de gestion documentaire (GED) est essentielle. La GED Qualité facilite la diffusion, la mise à jour et le suivi des procédures QHSE, tout en assurant traçabilité et collaboration entre équipes.
Comment structurer et diffuser efficacement les procédures QHSE ?