Si votre organisation est engagée dans une démarche qualité et souhaite obtenir ou maintenir la certification ISO 9001:2015, la gestion efficace des documents de votre Système de Management de la Qualité (SMQ) est cruciale. Une GED (Gestion Électronique des Documents) intégrée à SharePoint/Microsoft 365 peut transformer la manière dont vous gérez vos processus documentaires, facilitant ainsi la conformité et l’amélioration continue.
La mise en place d’une GED performante n’est plus une option mais une nécessité pour toute organisation souhaitant aligner son SMQ avec les exigences de la norme ISO 9001:2015. Grâce à l’intégration de SharePoint/Microsoft 365, il est possible de simplifier la gestion documentaire, de renforcer la collaboration et de garantir une traçabilité optimale de tous vos processus de validation.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est important de comprendre les exigences spécifiques de la norme ISO 9001:2015 en matière de gestion documentaire. Cela permettra de mieux appréhender pourquoi une solution de GED intégrée à SharePoint/Microsoft 365 est particulièrement adaptée pour répondre à ces exigences.
Comprendre les exigences de la norme ISO 9001:2015 en matière de gestion documentaire
- Maîtrise et disponibilité des documents : établir un processus pour contrôler, approuver, réviser, et mettre à jour les documents, en assurant leur disponibilité aux points d’utilisation.
- Identification et traçabilité : assurer que les documents soient lisibles, facilement identifiables, et que les modifications soient clairement indiquées, avec un système de traçabilité pour suivre l’historique des changements et des approbations.
- Protection et accessibilité : protéger les documents contre l’utilisation non intentionnelle et les accès non autorisés, tout en garantissant leur accessibilité aux personnes autorisées.
- Maîtrise des documents externes : identifier et maîtriser la diffusion des documents d’origine externe jugés nécessaires.
L’intégration d’une GED à SharePoint/Microsoft 365 est une stratégie efficace pour faciliter la mise en conformité et l’amélioration continue des processus documentaires. Des outils comme SoDoc, avec ses fonctionnalités telles que SoDoc Workflow, SoDoc Search et SoDoc Bot, simplifient la gestion du cycle de vie des documents. Ces modules assurent la disponibilité des versions les plus récentes, leur protection et une traçabilité complète, garantissant ainsi une gestion documentaire optimale et conforme aux exigences réglementaires.
- Création et mise à jour des documents
Avec SharePoint/Microsoft 365, la création et la mise à jour des documents sont simplifiées grâce à des fonctionnalités de versioning et de workflows automatisés. Par exemple, SoDoc Workflow permet de configurer et de lancer de nouveaux circuits de validation en seulement quelques minutes, assurant ainsi que chaque document passe par les étapes nécessaires d’approbation et de révision. - Disponibilité et accessibilité
Les documents stockés dans SharePoint sont accessibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil, ce qui facilite le travail collaboratif. SoDoc Assistant, par exemple, permet de guider l’utilisateur dans le versement d’un document dans un espace GED en quelques clics. - Protection
Les fonctionnalités de sécurité de Microsoft 365, telles que l’authentification multi-facteurs et la gestion des droits d’accès, garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents sensibles. SoDoc Search, intégré dans Microsoft 365, assure que les résultats de recherche sont conformes aux politiques de sécurité de l’organisation. - Traçabilité et archivage
Les capacités de traçabilité de SoDoc Workflow permettent de suivre chaque étape du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage. De plus, les règles d’archivage intégrées garantissent que les documents sont conservés conformément aux exigences réglementaires.
Avantages d'une GED intégrée dans SharePoint/Microsoft 365
- Adoption simplifiée : les utilisateurs peuvent travailler dans un environnement familier, ce qui réduit le besoin de formation et facilite l’adoption de la GED.
- Collaboration et approbation : co-édition en temps réel pour faciliter la collaboration et automatisation des workflows d’approbation avec SharePoint et Power Automate.
- Sécurité renforcée : Microsoft 365 offre des mesures de sécurité avancées, telles que la gestion des accès, la protection contre les cyberattaques et la gestion granulaire des permissions pour sécuriser les accès.
- Traçabilité et historique : suivi des versions et historique des modifications et, également, des fonctions d’audit pour tracer toutes les actions sur les documents.
- Révision et mise à jour : alertes pour signaler les révisions nécessaires ; communication et partage efficaces via Microsoft Teams.
- Intégration et conformité : intégration avec Power BI pour l’analyse des données documentaires et application de politiques de rétention et utilisation de modèles standardisés.
- Innovation avec Microsoft Copilot : l’intelligence artificielle de Microsoft Copilot peut automatiser des tâches répétitives, améliorer la productivité et offrir des insights précieux pour optimiser la gestion documentaire.
Illustrations concrètes
L’intégration d’une GED à SharePoint/Microsoft 365 est une stratégie efficace pour faciliter la mise en conformité et l’amélioration continue des processus documentaires. Des outils comme SoDoc, avec ses fonctionnalités telles que SoDoc Workflow, SoDoc Search et SoDoc Bot, simplifient la gestion du cycle de vie des documents. Ces modules assurent la disponibilité des versions les plus récentes, leur protection et une traçabilité complète, garantissant ainsi une gestion documentaire optimale et conforme aux exigences réglementaires.
- Création et mise à jour des documents
Avec SharePoint/Microsoft 365, la création et la mise à jour des documents sont simplifiées grâce à des fonctionnalités de versioning et de workflows automatisés. Par exemple, SoDoc Workflow permet de configurer et de lancer de nouveaux circuits de validation en seulement quelques minutes, assurant ainsi que chaque document passe par les étapes nécessaires d’approbation et de révision. - Disponibilité et accessibilité
Les documents stockés dans SharePoint sont accessibles à tout moment et depuis n’importe quel appareil, ce qui facilite le travail collaboratif. SoDoc Assistant, par exemple, permet de guider l’utilisateur dans le versement d’un document dans un espace GED en quelques clics. - Protection
Les fonctionnalités de sécurité de Microsoft 365, telles que l’authentification multi-facteurs et la gestion des droits d’accès, garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents sensibles. SoDoc Search, intégré dans Microsoft 365, assure que les résultats de recherche sont conformes aux politiques de sécurité de l’organisation. - Traçabilité et archivage
Les capacités de traçabilité de SoDoc Workflow permettent de suivre chaque étape du cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage. De plus, les règles d’archivage intégrées garantissent que les documents sont conservés conformément aux exigences réglementaires.
En conclusion,
bien que Power Automate soit un outil puissant, ses limitations peuvent entraver l’efficacité des flux d’approbation. En adoptant des solutions avancées et intégrées à Microsoft 365 comme SoDoc, vous pouvez surmonter ces défis et optimiser vos processus documentaires. En appliquant les solutions proposées, votre organisation pourra non seulement améliorer la gestion des approbations, mais aussi renforcer sa productivité et une meilleure conformité. Ainsi, SoDoc ne représente pas seulement une amélioration de la gestion des approbations, mais constitue une transformation numérique complète, propulsant l’organisation vers une nouvelle ère de productivité et de performance.