Archivage SharePoint : la politique de fichiers inactifs
La nouveauté la plus structurante du mois est la politique de fichiers inactifs de SharePoint Advanced Management. Elle archive automatiquement un fichier selon la date de son dernier accès humain, sans archiver le site entier. Microsoft l’annonce en préversion publique en octobre 2026, avec une disponibilité générale prévue en décembre 2026.
L’administrateur fixe un seuil d’inactivité entre 6 et 48 mois (24 mois par défaut) et choisit les sites concernés. Un mode simulation mesure l’impact avant activation. Les fichiers éligibles passent dans le stockage froid de Microsoft 365 Archive. Ils restent à leur place avec leurs métadonnées et leurs autorisations, mais il faut les réactiver pour les ouvrir.
Seuls les accès humains remettent le compteur à zéro : la consultation par un agent IA ou un script ne compte pas. Microsoft précise aussi que l’historique d’accès n’est fiable qu’à partir de juillet 2025. La simulation est donc indispensable avant de toucher aux contenus critiques.
Archivage et rétention restent deux mécanismes distincts. L’archivage réduit le volume actif, alors que la durée légale de conservation relève d’une politique Purview. Côté budget, la fonction suppose SharePoint Advanced Management et l’activation de Microsoft 365 Archive en facturation à l’usage. La préversion se configure uniquement en PowerShell.
Générer un document depuis un formulaire SharePoint
Les données saisies alimentent aussi les métadonnées du fichier, qui est donc classé dès sa création. Le gain est net pour les contrats ou les attestations RH, encore souvent créés en copiant un ancien fichier au risque d’oublier une clause. Couplé à Power Automate, le formulaire peut lancer une approbation dès son envoi.
Deux limites sont à connaître. Le créateur du formulaire a besoin d’une licence Microsoft 365 Copilot et les modèles doivent être au format DOCX. La génération en PDF échoue quand des étiquettes de confidentialité sont actives sur le site ou la bibliothèque : testez ce cas avant de généraliser.
Copilot remplit les métadonnées SharePoint
En octobre, Microsoft ajoute Advanced Autofill, une file de traitement plus rapide. Le remplissage standard reste inclus dans la licence Microsoft 365 Copilot. La version avancée consomme en plus des Copilot Credits.
L’outil suppose un plan de classement déjà clair. Contrôlez les valeurs extraites sur un échantillon réel avant d’en faire dépendre un circuit de validation.
Purview : étiquetage automatique de 500 000 fichiers par jour
Microsoft Purview porte la capacité d’étiquetage automatique de 100 000 à 500 000 fichiers SharePoint et OneDrive par jour et par tenant. Le déploiement général a eu lieu en octobre 2026. La nouvelle limite s’applique sans action aux politiques déjà actives.
Pour un tenant qui compte des millions de fichiers non classés, le rattrapage du stock historique devient enfin réaliste. Octobre apporte aussi l’application de l’étiquette par défaut d’une bibliothèque à ses fichiers existants, ainsi que des rapports de couverture par politique.
Une règle mal calibrée produira aussi ses erreurs cinq fois plus vite. Microsoft recommande de démarrer en mode simulation et de mesurer les faux positifs avant d’activer la politique sur un périmètre restreint.
PDF et historique des versions
Copilot sait enfin lire l’historique des versions d’un document. Il résume les écarts entre deux versions et propose de restaurer la bonne après validation. Un responsable Qualité compare ainsi plus vite une procédure publiée avec sa version précédente. Les règles de publication et de conservation des versions restent à définir par l’organisation.
À surveiller : pages HTML et base de connaissances
La base de connaissances d’équipe alimentée par Copilot et les agents reste en préversion Frontier, réservée aux tenants en facturation à l’usage. Elle montre la direction prise par SharePoint. Son statut ne permet pas encore d’en faire un référentiel documentaire de production.
Statuts et licences en un coup d'œil
Les dates de la Microsoft 365 Roadmap restent indicatives et le déploiement varie selon les tenants.
Nouveauté | Statut au 28 octobre 2026 |
|---|---|
Politique de fichiers inactifs | Préversion, disponibilité générale prévue en décembre 2026 |
Génération depuis un formulaire | Préversion |
Autofill | Disponible |
Advanced Autofill | Annoncé en octobre 2026 |
Étiquetage automatique à 500 000 fichiers par jour | Disponible (déployé en octobre 2026) |
Actions sur les pages PDF | Annoncé en octobre 2026 |
Commentaires PDF ancrés | Activé par défaut |
Pages HTML | Activé par défaut |
Base de connaissances d’équipe | Préversion Frontier |
Par où commencer
- Mesurer avant d’archiver. Lancez la politique de fichiers inactifs en simulation et faites valider la liste par les propriétaires de sites.
- Standardiser un document à fort volume. Testez la génération par formulaire sur un contrat ou une attestation, dans une bibliothèque pilote.
- Simuler l’étiquetage Purview. Examinez les faux positifs, puis profitez de la nouvelle capacité sur un périmètre restreint.
- Encadrer les pages HTML. Fixez les droits de création et la charte graphique avant leur diffusion.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que la politique de fichiers inactifs de SharePoint ?
C’est une règle de SharePoint Advanced Management qui archive automatiquement un fichier quand aucune personne ne l’a ouvert depuis 6 à 48 mois. Le fichier reste à sa place mais doit être réactivé pour être lu. Elle est en préversion depuis octobre 2026.
Quelle différence entre archivage et rétention dans Microsoft 365 ?
L’archivage déplace un contenu peu utilisé vers un stockage moins coûteux. La rétention, gérée par Microsoft Purview, fixe la durée pendant laquelle un document doit être conservé ou supprimé.
Combien de fichiers Purview peut-il étiqueter automatiquement par jour ?
Depuis octobre 2026, jusqu’à 500 000 fichiers SharePoint et OneDrive par jour et par tenant, contre 100 000 auparavant.
Quelle licence faut-il pour générer des documents depuis un formulaire SharePoint ?
Le créateur du formulaire doit disposer d’une licence Microsoft 365 Copilot et de droits de modification sur la bibliothèque. Le modèle doit être un fichier Word au format DOCX.
Le point de vue Sodoc
Microsoft fournit désormais le levier technique pour archiver les fichiers dormants. Reste à savoir ce qui dort vraiment dans votre tenant et ce que son archivage vous fera gagner. Sur un tenant de 30 To analysé par Sodoc, 35 % des fichiers n’avaient pas été consultés depuis plus de trois ans.
La politique native traite la dormance fichier par fichier. Les doublons et les partages externes jamais revus restent hors de son périmètre, alors qu’ils pèsent eux aussi sur la facture et sur la qualité des réponses de Copilot. C’est le rôle du Radar Score : mesurer la santé documentaire de vos sites avant de régler le moindre seuil.
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